Op het moment dat je een factuur ter incasso stuurt, loop je al achter de feiten aan. Je ergert je aan de situatie en maakt je zorgen over je eigen liquiditeit. Incasso is vaak prima te voorkomen. In dit artikel geef ik 8 manieren. Pas jij ze al allemaal toe? Heb je zelf nog ideeën of ervaringen? Laat het me weten in de reacties!

1. Voorkom incasso met sluitende algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn een samenvatting van de gemaakte afspraken over vrijwel alle aspecten die met het leveren van je goederen of diensten te maken hebben. Het opstellen ervan vereist juridische kennis en ze moeten juridisch sluitend zijn. Let op dat je je algemene voorwaarden niet éénzijdig opstelt en dat ze niet in strijd zijn met de wet. Het beste kun je ze laten opstellen door een jurist.

Hieronder volgt een beperkt aantal randvoorwaarden waaraan je algemene voorwaarden in ieder geval moeten voldoen. Voor een juiste toepassing ervan kun je het beste overleggen met een jurist, omdat de situatie per bedrijf kan verschillen.

  • Eigendomsvoorbehoud: je blijft eigenaar van je geleverde goederen totdat er is betaald.
  • Leveringsvoorwaarden: binnen welk termijn moet er geleverd zijn?
  • Reclamatie: een wettelijke bepaling die je in staat stelt om je geleverde goederen terug te vorderen als je klant niet betaalt.
  • Opschortingsrecht: het nakomen van je eigen verplichtingen kun je opschorten totdat je klant heeft betaald. De opschorting moet wel redelijk en billijk zijn.
  • Rente en incassokosten: er kan worden afgeweken van de wettelijke bepalingen. Je kunt ervoor kiezen om een hogere rente te hanteren dan de wettelijke rente. Wat betreft de incassokosten dien je altijd te letten op de juiste aanzegging ervan.

Let op: zorg ervoor dat iedereen met wie je zaken doet akkoord gaat met je algemene voorwaarden. Stuur de algemene voorwaarden per post of e-mail met contracten mee en plaats ze op je website. Onderstaande tekst zou je in overeenkomsten kunnen opnemen:

Ik verklaar de algemene voorwaarden voor gelezen en ik ga akkoord met de toepasselijkheid ervan op deze overeenkomst en alle vervolgovereenkomsten. Ik heb de voorwaarden gelezen en ik heb de mogelijkheid (gehad) om ze op te slaan op mijn computer.

2. Check kredietwaardigheid van nieuwe klanten

Wat betekent het voor je continuïteit als je factuur niet wordt betaald? Hoe voelt het als je hard hebt gewerkt, en vervolgens niet betaald krijgt? Treft de juiste maatregelen om wanbetaling te voorkomen.

Je kunt hiertoe zelf een aantal zaken in gang zetten. Denk hierbij aan het gebruik van Google of sociale media. Wat komt er naar boven over een persoon of een bedrijf waarmee je zaken gaat doen. Kijk ook eens kritisch naar de website. Voldoet deze aan de wettelijke eisen en ziet de website er professioneel uit? Neem bij grote bedragen ook contact op met een aantal referenties.

Je kunt daarnaast een kredietrapport opvragen. Dit rapport geeft je direct inzicht in de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van je bestaande of nieuwe klant. Ook kun je in het kredietrapport achterhalen of degene met wie je zaken wilt doen tekenbevoegd is en daadwerkelijk is voor wie hij zich uitgeeft.

In een ander artikel vertel ik meer over het beoordelen van een kredietrapport.

3. Tijdig factureren

Dit klinkt zo logisch en simpel. De praktijk wijst helaas anders uit. Er zijn een hoop bedrijven die maar eens per week of zelfs maand factureren. Hoe later je een factuur stuurt, hoe hoger de kans op verwarring. Weet jij na een aantal weken nog waarover je facturen moet sturen? En weet je klant nog waar het precies over ging?

Bovendien krijg je door later de factureren automatisch al enkele dagen of weken later betaald. En raad eens wat er gebeurt als jouw klant ook maar eens per week of maand betalingen overboekt...

4. Foutloos factureren

Betaal jij facturen die je niet (goed) begrijpt? Waarschijnlijk niet. Vaak gooien bedrijven dit soort facturen direct in de prullenbak - zonder er ook maar een vraag over te stellen. Zorg er dus voor dat elke factuur die je verstuurt duidelijk is opgesteld. Bel na als je merkt dat een factuur vragen oproept om waar nodig zaken te verduidelijken. Neem dit soort vragen mee voor nieuwe facturen.

Factureren volgens de wet

Elke factuur moet voldoen aan onderstaande eisen

  • Je volledige en juridische naam en die van de afnemer. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
  • Je volledige adres en dat van de afnemer. Je vermeldt het adres waarop de onderneming feitelijk is gevestigd.
  • Je btw-en KvK-nummer.
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt.
  • Een uniek volgnummer.
  • De aard van de goederen of diensten die zijn geleverd.
  • De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die zijn geleverd.
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
  • Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw. Lever je prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem indien van toepassing de eenheidsprijs op.
  • Het btw-tarief en het btw-bedrag dat je in rekening moet brengen.

Niet verplicht, maar wel handig om op te nemen

  • Betalingstermijn
  • IBAN (en BIC als het een internationale factuur betreft)
  • Verwijzing naar de algemene voorwaarden 

5. Goed debiteurenbeleid

Wanbetaling is een van de grootste veroorzakers van faillissementen. Wat betekent het voor jouw liquiditeit als klanten te laat betalen? Zorg goed voor je bedrijf en stel een doordacht debiteurenbeleid op. Neem in ieder geval de volgende onderdelen op in jouw debiteurenbeleid:

Mensen

Welke medewerkers gaan aan de slag met debiteurenbeheer? Op welk moment van de dag / week / maand kunnen zij hieraan werken?

Processen

Maak een omschrijving van het operationele debiteurenproces. Wanneer en waarom stuur je rekeningoverzichten, herinneringen en aanmaningen? Op welke manieren volg je non-betalers op? Is het proces voor elke klant hetzelfde, of maak je onderscheid tussen verschillende typen klanten? Wanneer stuur je een klant ter incasso?

Omschrijf ook hoe je de rest van de organisatie betrekt bij het oplossen van klachten en het versnellen van de betaaltermijnen. Ook daar is vaak veel winst te halen.

Systemen

Welk systeem zet je in om je openstaande facturen goed te kunnen managen? Kan iedereen goed met deze systemen overweg? Voldoen de systemen aan jullie eisen en wensen?

Handhaving van je debiteurenbeleid

Het opstellen van een debiteurenbeleid heeft alleen nut als je dit consequent naleeft en opvolgt. Handhaaf dus je eigen beleid! Kom je er om welke reden dan ook niet aan toe? Een goede oplossing voor tijdsgebrek is het uitbesteden van debiteurenbeheer.

6. Goede dienstverlening

Het niet op orde hebben van je product of dienst heeft een negatief effect op het betaalmoraal van je klanten. Betalingen blijven door ontevredenheid uit en je geld komt vast te zitten in een stroom van klachten. Luister dus goed naar klanten en lever precies wat er van je wordt gevraagd. Dit zul je terugzien in een betere liquiditeit.

7. Zet ervaren debiteurenbeheerders in

Vaak worden niet betalende klanten pas gebeld als iemand van de administratie wat tijd over heeft. Het is eigenlijk niet zo moeilijke om te vragen 'wanneer gaat u ons betalen?' Toch gaat het vaak mis. Als het echt zo simpel was, hebben we immers geen incassobureaus meer nodig!

Debiteurenbeheer is een vak apart! Een debiteurenbeheerder moet beschikken over goede financiële- en juridische kennis. Hij of zij moet algemene voorwaarden begrijpen en kunnen toepassen. Goed om kunnen gaan met debiteuren het feit dat je soms door hen voorgelogen wordt. Inzien wanneer debiteurenbeheer geen uitkomst biedt en het tijd is voor vervolgstappen om het geld naar binnen te trekken.

Deze eigenschappen krijg je niet zomaar. Er gaan vaak jaren aan ervaring en diverse trainingen aan vooraf. Een debiteurenbeheerder is iemand die met volledige aandacht achter je geld aan kan gaan!

Professioneel aan de slag met debiteurenbeheer?

Behaal optimale resultaten door debiteurenbeheer uit te besteden!

8. Herken signalen van een klant die in de problemen zit of dreigt te komen

Achteraf kon je non-betaling vaak al zien aankomen. De klant begon enkele dagen later te betalen of je voelde extra spanning op de werkvloer. Ook kan het dat de klant opeens in discussie gaat of klachten op begint te werpen om niet of pas later te hoeven betalen.

Dit soort signalen moet je serieus nemen. Het is verstandig om te vragen of er iets aan de hand is. Bekijk nog eens de financiële gegevens en vraag een recent kredietrapport op. Als de klant je vragen negeert of ontwijkend verdrag vertoont, moet je jezelf goed afvragen of je onder dezelfde voorwaarden zaken kunt blijven doen.

Over de auteur

tjaart burema

Tjaart Burema

Oprichter van Aertery.

tburema@aertery.com
+31 (0)88 100 1600
+31 (0)6 52 65 78 91

Deel dit artikel!

Laat hier een reactie achter

Reacties

Nog geen reacties.