Dat algemene voorwaarden het ondergeschoven kindje zijn bij handelstransacties is maar al te waar. Ondernemers vinden het een hoop juridisch gedoe en vaak zonde van hun tijd. Het is iets waar ze liever geen aandacht aan besteden. 

‘Gewoon zakendoen en omzet maken’ is vaak het motto. Wist je dat algemene voorwaarden een belangrijk hulpmiddel zijn om de ondernemer en zijn onderneming te beschermen? Hieronder vind je een aantal voorwaarden die jou als ondernemer bescherming bieden tegen onheil. 

Retentierecht

Bij het retentierecht maak je een voorbehoud bij het overdragen van een goed. Het goed blijft jouw eigendom totdat de afnemer de volledige betaling heeft verricht. Wanneer een afnemer het product niet betaalt, ben je gerechtigd om het product terug te nemen. 

Ook word je zo enigszins beschermd bij een onverhoopt faillissement van de afnemer. Je kunt hierbij je retentierecht uitoefenen. De goederen waarop een dergelijk recht gevestigd is vallen zo buiten de boedel. De curator dient dan te beslissen of hij de factuur alsnog voldoet om het retentierecht op te heffen. 

Een andere optie is dat de curator het retentierecht doorbreekt en de zaak alsnog verkoopt. De retentor heeft voorrang op de meeste andere schuldeisers als het gaat om de verdeling van de opbrengst van het goed waarop een retentierecht rustte. 

Betalingscondities

De wettelijke termijn voor het betalen van een factuur is 30 dagen. In aanvang loopt die termijn vanaf het moment waarop er is geleverd. In de praktijk loopt de termijn vanaf de factuurdatum. Zorg er dus voor dat je direct na levering factureert. Elke dag later kost je immers geld. 

In de algemene voorwaarden kun je de betalingstermijn verkorten maar je kunt ook een langere betalingstermijn toestaan. Wat je ook afspreekt; verbindt altijd consequenties zoals bijvoorbeeld “boeterente” aan het niet betalen binnen de afgesproken termijn. 

Aansprakelijkheid

Als ondernemer ben je aansprakelijk voor producten en/of diensten die je levert. Ook ben je aansprakelijk voor eventuele directe en indirecte schade die ontstaat als gevolg van jouw handelen. 

Met goed opgestelde algemene voorwaarden kun je deze aansprakelijkheid qua risico’s beperken. Je aansprakelijkheid helemaal uitsluiten is niet mogelijk, maar zorg ervoor dat je nooit verder aansprakelijk bent dan strikt noodzakelijk. 

Rechtskeuze

Bij internationaal zakendoen kan er het een en ander misgaan. Extra vervelend wordt het wanneer je in het buitenland moet procederen. Normaliter dient jouw debiteur gedagvaard te worden in het land waarin deze gevestigd is. 

Procederen in het buitenland brengt de nodige extra kosten, maar ook onmogelijkheden met zich mee. Door in jouw algemene voorwaarden aan te geven dat het Nederlands recht van toepassing is en de Nederlandse rechter bij uitsluiting bevoegd is beperk je je risico's op dit gebied. 

Andere onderwerpen die je in jouw algemene voorwaarden “moet” opnemen zijn offertebepalingen, aanbiedingen, garantiebepalingen, leveringsvoorwaarden, kosten voor vervoer, bepalingen omtrent ontbinding van de overeenkomst, overmacht en wanprestatie. 

Publicatie en ter hand stellen

Nadat je algemene voorwaarden opgesteld zijn, is het van belang om bij alle correspondentie te vermelden dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Ook in digitale documenten kun je naar jouw voorwaarden verwijzen. Om nog sterker te staan kun je de voorwaarden als pdf bij elke offerte meezenden. Dit kan als separaat document of als extra bladzijde. 

Publiceren op je website en bij de Kamer van Koophandel

Tevens is het verstandig om de algemene voorwaarden op jouw website te plaatsen. Dit komt ten goede aan de vindbaarheid. Een andere mogelijkheid is het deponeren van jouw algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel. 

In de praktijk adviseer ik je om de algemene voorwaarden op een duidelijke plaats op te nemen op jouw website en in de digitale handtekening van jouw e-mails en briefpapier altijd te vermelden dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. 

Algemene voorwaarden ter hand stellen

Verder is het advies om de voorwaarden altijd ter hand te stellen door middel van een pdf-attachment bij een e-mail, vóórdat een overeenkomst of vervolgovereenkomst met jouw klant tot stand komt. Het verstandigst is om jouw klant te verplichten een hokje aan te vinken, vóórdat er een definitieve overeenkomst wordt gesloten. Ik geef de volgende tekst als suggestie: 

[…] Ik verklaar de algemene voorwaarden voor gelezen en ik ga akkoord met de toepasselijkheid ervan op deze overeenkomst en alle vervolgovereenkomsten. Ik heb de voorwaarden hier gelezen en ik heb de mogelijkheid (gehad) om ze op te slaan op mijn computer. 

Daarbij is verstandig om bij het woordje ‘hier’ een link te plaatsen die direct leidt naar de inhoud van de voorwaarden in pdf. Het pdf-bestand moet namelijk opgeslagen kunnen worden door jouw klant. 

Bij het niet ter hand stellen van de algemene voorwaarden kunnen bijvoorbeeld betaaltermijnen makkelijker ter discussie worden gesteld door klanten. En bij een ontstaan geschil kiest de rechter dan vaak de kant van de afnemer. Dit kan een impact hebben op jouw kaspositie, omdat betalingen dan later binnenkomen. 

Tot slot

Het opstellen van algemene voorwaarden is een investering waarmee je jouw onderneming tegen onheil kunt beschermen. Houd ze actueel en stem ze af op jouw specifieke situatie. 

Tip: check algemene voorwaarden van brancheorganisaties

Brancheorganisaties hebben meestal algemene voorwaarden waar de leden gebruik van kunnen maken. Het is altijd aan te raden om te informeren of deze voorwaarden jou voldoende beschermen. 

Bonustip: check jaarlijks jouw algemene voorwaarden

Het is verstandig om jouw voorwaarden jaarlijks onder de loep te nemen. Ontwikkelingen in de wetgeving, in de rechtspraak, in je ondernemingen en in je branche kunnen van invloed zijn op de geldigheid van je algemene voorwaarden. Voorkom verrassingen.

Over de auteur

tjaart burema

Tjaart Burema

Oprichter van Aertery.

tburema@aertery.com
+31 (0)88 100 1600
+31 (0)6 52 65 78 91

Deel dit artikel!

Laat hier een reactie achter

Reacties