Je hebt een klant ter incasso gestuurd. Hij of zij wil hierna gewoon zaken blijven doen. Feitelijk is het niet betalen van een factuur contractbreuk. Veel bedrijven gaan toch door met leveren, omdat ze de klantrelatie niet willen verstoren. Hiermee doen ze zichzelf te kort. Het incident zal op z’n minst besproken moeten worden.

Je vraagt je waarschijnlijk af wat verstandig is. Gewoon jouw dienst of product blijven leveren? Stoppen met zakendoen? Nieuwe voorwaarden overeenkomen? Ik help je in dit artikel bij het maken van de juiste keuze.

Incasso was niet voor niets nodig!

Het is daarom onverstandig om klakkeloos zaken te blijven doen. Je loopt dan een verhoogde kans op schade als gevolg van non-betaling. Dit betekent echter niet dat je de relatie per direct moet beëindigen! Met de juiste maatregelen kun je na incasso prima zaken blijven doen.

Wacht tot alle facturen en extra kosten voldaan zijn

Staak de activiteiten of start pas met nieuwe activiteiten wanneer facturen en extra kosten betaald zijn. Met extra kosten bedoel ik administratiekosten, renteverlies, incassokosten, etc. Vergeet hierover niet te communiceren naar jouw klant.

Maak afspraken om non-betaling in de toekomst te voorkomen

Op dezelfde voet doorgaan is geen optie. Je zult in gesprek moeten gaan om tot andere afspraken te komen. Met deze nieuwe afspraken voorkom je een nieuwe incassozaak. Hieronder bespreek ik verschillende typen afspraken die aansluiten op de 4 redenen van non-betaling.

1. Financiële problemen

Op financiële problemen kun je empathisch reageren. Elk bedrijf kan immers in financieel zwaar weer komen. In deze situatie staat risicobeheersing voorop. Je zult inzicht moeten krijgen in de financiële situatie van jouw klant. Was het een tijdelijke hobbel of is er sprake van een dalende trend? Inzicht krijg je onder andere door:

  • Een kredietrapport op te vragen
  • Inzage te krijgen in recente cijfers van jouw klant
  • In gesprek met de directie te gaan over de liquiditeit en orderportefeuille

Kijk niet eenmalig, maar bewaak de voortgang van de financiële situatie. Als je ziet dat jouw klant aan het opkrabbelen is, dan kan je de voorwaarden aanpassen. Merk je dat de onderneming echt in zwaar weer verkeert of dat er een dalende trend is? Neem dan maatregelen zoals een volledige of gedeeltelijke aanbetaling om jouw risico te beperken.

2. Misverstand

Soms is er sprake van een misverstand. Dit kan ook bij de eigen organisatie liggen. Denk aan onduidelijke betalingsvoorwaarden of niet consequent opvolgen (mailen en bellen) van debiteuren.

Achterhaal of de oorzaak echt buiten toedoen van de klant geweest is en communiceer hierover met de klant. In dit geval kan je natuurlijk gewoon zaken blijven doen. Zorg ervoor dat afspraken aan beide kanten in het vervolg helder zijn en goed worden nageleefd.

3. Laksheid

Heb je een slordige klant? Zorg dan in de toekomst voor een strakke opvolging. Bel bijvoorbeeld op de dag dat je een factuur verstuurt en volg proactief op. Bij een extreem lakse klant (iemand die afspraken consequent niet nakomt) spreken we van lomp gedrag.

4. Lompheid

Klanten die bewust de vordering ter incasso laten gaan mag je stevig aanpakken. Sowieso moet je jezelf afvragen of je met dit soort partijen zaken wilt doen. Als je toch zaken wilt blijven doen, adviseer ik om altijd een volledige vooruitbetaling te eisen.

Ga na nieuwe afspraken voorzichtig van start

Het is onverstandig om veel kosten te maken vlak na de nieuwe afspraken. Boor geen bedrijfsmiddelen aan op basis van toezeggingen. Voor je het weet zit je dan weer met hetzelfde probleem. Het vertrouwen tussen jullie moet eerst weer opgebouwd worden.

Kijk kritisch naar jouw bedrijfsprocessen

Het hebben van incassozaken is een uitstekend middel om eigen bedrijfsprocessen eens onder het vergrootglas te leggen. Heeft sales een valse belofte gedaan? Was er sprake van een productiefout? Werd de factuur niet consequent opgevolgd? 

Zo ja, los het probleem op en stel alles in het werk om weer zaken te doen. Zo kun je iets vervelends ombuigen in iets moois.

Samen kijken naar jouw bedrijfsprocessen?

Met de audit op debiteurenbeleid onderzoeken we of je de juiste middelen op de juiste manier inzet.

Over de auteur

tjaart burema

Tjaart Burema

Eigenaar van Aertery.

tburema@aertery.com
+31 (0)88 100 1600
+31 (0)6 52 65 78 91

Deel dit artikel!

Laat hier een reactie achter

Reacties

Nog geen reacties.