Een gedachtegang achter debiteurenbeheer ontbreekt bij veel organisaties. Maar al te vaak doen we maar wat met het debiteurenbeheer. Op gezette tijden sturen we herinneringen, aanmaningen en we bellen als we eraan toekomen. Zo moeilijk is het toch niet! Praktijk wijst anders uit.

Is het je gelukt om je debiteuren gemiddeld met 5 dagen sneller te laten betalen in vergelijk met afgelopen jaar? Zou je dit willen realiseren? Met een doordacht plan lukt het je echt! Zonder plan ben je nergens en kost het alleen maar geld en frustatie.

Van bedrijfsstrategie naar debiteurenbeleid

Voordat je start met het debiteurenbeheer dien je eerst je bedrijfsstrategie helder voor ogen te hebben. Na het bepalen van je bedrijfsstrategie maak je een liquiditeitsbegroting die afgeleid is van je normale begroting. In je liquiditeitsbegroting staat per maand samengevat wat je totale inkomende en uitgaande kasstromen zijn. Zo heb je het inzicht in de stand van je kaspositie aan het eind van elke maand.

Een debiteurenbeleid opzetten betekent dat er regels en voorwaarden nodig zijn waaraan het beleid moet voldoen. Vervolgens bepaal je de richting en de middelen die je nodig hebt zodat de beleidsdoelen van je organisatie kunnen worden bereikt.

Kortom: debiteurenbeleid is afgeleid van de bedrijfsstrategie en liquiditeitsbegroting.

Hoewel er binnen strikt debiteurenbeheer vaste elementen een rol spelen, kan elke ondernemer een eigen beleid hiertoe uitstippelen. Een debiteurenbeleid draait soms om een eigen persoonlijke visie van een ondernemer maar er zijn tal van andere zaken, afgeleid van de bedrijfsstrategie, die spelen en  uiteindelijk bepalen hoe je debiteurenbeleid eruit ziet. Ik beperk mij in dit artikel tot de uitwerking van een paar zaken.

Krappe kaspositie

Stel je hebt regelmatig te maken met spanningen in de liquiditeit. Een strikt debiteurenbeheer is dan noodzakelijk. Dat betekent veelal procedures aanscherpen, andere betaalvoorwaarden stellen, bepalen welke systemenhet best bij jouw organisatie passen, etc. Je kunt er ook voor kiezen om juist je omzet aan te jagen door soepelere betalingscondities af te spreken met je nieuwe klanten. Dit moet dan wel een bewuste keuze met goede onderbouwing zijn. 

Factoring of kredietverzekering

Er is strategisch gekozen voor factoring omdat de organisatie vindt dat de groei van het bedrijf onvoldoende voorgefinancierd kan worden. De factormaatschappij voert dan uit haar naam jouw debiteurenbeheer uit en bevoorschot jouw debiteuren. Ook kan er strategisch voor kredietverzekering worden gekozen. Het debiteurenbeleid zal dan aan een aantal eisen moeten voldoen die voortvloeien uit de overeenkomst met de kredietverzekeringsmaatschappij.

Een nieuwkomer die de markt wil veroveren

Indien de koers van de bedrijfsstrategie het veroveren is van de markt, dan kan het zijn dat het debiteurenbeleid zeer “soepel” wordt ingericht. Er wordt dan bijvoorbeeld rekening gehouden met het feit dat er meer moet worden voorzien op de debiteuren omdat alle klanten klakkeloos worden geaccepteerd of er worden ruimere betalingstermijnen verleend aan klanten.

Er zijn ook organisaties die juist het tegenovergestelde debiteurenbeleid uitvoeren. Zij hanteren juist een strikt debiteurenbeleid waarbij de klant die te laat betaalt direct ter incasso wordt aangeboden. Zo zie je maar hoe verschillend een bedrijfsstrategie kan worden uitgedacht!

De omvang van het bedrijf

De omvang van de organisatie bepaalt vaak wie het debiteurenbeheer tot zijn takenpakket krijgt. Bij een klein bedrijf gebeurt dit door de eigenaar/directeur. Bij een middelgrootbedrijf berust het debiteurenbeheer bij de boekhouder of bij een administratief medewerker en bij een grootbedrijf wordt meestal speciaal hiervoor opgeleid personeel aangetrokken.

Tevens kan worden opgemerkt dat naar mate de omvang van een bedrijf toeneemt debiteurenbeheer steeds zakelijker wordt uitgevoerd. Ter illustratie; het ter incasso aanbieden is voor een eigenaar van een klein bedrijf geen logische stap, omdat hij zijn klanten vaak persoonlijk kent. 

De aard van de goederen of diensten

Een grootschalig bouwproject kan een groot beslag leggen op de liquiditeit van een onderneming. Vanuit de strategie kan dan worden bepaald dat nieuwe klanten zich moeten confirmeren aan afwijkende betalingscondities zoals bijvoorbeeld 40% vooruitbetaling voor aanvang project; zonder vooruitbetaling wordt niet aangevangen met het project. Je ziet gelijk welke invloed deze beslissing heeft op het samenstellen van het debiteurenbeleid en zo ook op het debiteurenbeheer. 

Het aantal klanten

Of het nu gaat om enkele klanten of duizenden klanten: een organisatie moet altijd een debiteurenbeleid opzetten. Bij enkele klanten kan er sprake zijn van klanten met een groot belang. Het wegvallen van een klant kan dan slecht aflopen voor een organisatie. Bij duizenden klanten is het belangrijk dat het overzicht aanwezig is en dat er bijvoorbeeld geïnvesteerd dient te worden in debiteurensoftware of gespecialiseerd personeel. 

Er zijn uiteraard nog veel meer invloeden die meespelen in het opzetten van een bedrijfsstrategie die van invloed zijn op het debiteurenbeleid. Hierbij kun je bijvoorbeeld nog denken aan het behouden van de vaste klanten, kosten (cost of credit) van het debiteurbeheer in afgelopen periodes, de mate van draagvlak vanuit het management voor debiteurenbeheer, voorgenomen investeringen, behaalde resultaten met het debiteurenbeheer in voorgaande periodes, etc.

Wil je weten welk debiteurenbeleid bij jouw organisatie past?

Geef dan je gegevens door via het contactformulier.

In een gratis sessie van ongeveer 1 uur gaan we in op jouw beleid.

Paul van der Hor of Wouter zur Kleinsmiede neemt binnen één werkdag contact met je op!

Over de auteur

tjaart burema

Tjaart Burema

Eigenaar van Aertery.

tburema@aertery.com
+31 (0)88 100 1600
+31 (0)6 52 65 78 91

Deel dit artikel!

Laat hier een reactie achter

Reacties

Nog geen reacties.