Als ondernemer heb je passie voor het ondernemen. Maar alle zaken daaromheen zoals administratie, belastingen en debiteurenbeheer, daar word je vaak minder vrolijk van. Het is een verplichting en je krijgt er geen energie van. De oplossing in het geval van debiteurenbeheer is uitbesteden. Maar hoe pak je dat aan? En welke valkuilen zijn er?

Wie is er nu belast met debiteurenbeheer?

Meestal is het debiteurenbeheer in ondernemingen ondergebracht bij de administratieve afdeling. Op zich logisch, want het gaat om een administratief probleem. Het is echter niet effectief, omdat debiteurenbeheer een aparte discipline is die qua competenties tussen commercie en financiën inzit. 

Een gespecialiseerde debiteurenbeheerder heeft het in zijn genen om makkelijk te communiceren. Hij beheerst de kunst van het betaald krijgen van een factuur zonder de klantrelatie op het spel te zetten. Bovendien voelt hij zich als een vis in het water bij het uitbellen van debiteuren. Een vaardigheid en een drive waarover de meeste financiële medewerkers helaas niet beschikken. 

Het is daarom verstandig om deze taak uit te besteden. Succesvol uitbesteden vergt van een organisatie een strakke regiefunctie. Het buiten de deur parkeren en er geen aandacht meer aan besteden leidt zelden tot het gewenste resultaat. Lees daarom eerst deze vijf do’s en don’ts.

Do 1: haal expertise in huis

Door debiteurenbeheer uit te besteden krijg je een gespecialiseerde partij die er toegewijd mee aan de slag gaat. Zij zetten professionals in die beschikken over vakinhoudelijke kennis en die precies weten hoe ze het best jouw debiteuren kunnen bellen. Bij zo’n belangrijke balanspost als debiteuren is dat geen overbodige luxe! Je kunt het daarom niet zomaar onder brengen bij de afdeling administratie.

Do 2: kijk verder dan kostenbesparing

Kostenbesparing wordt vaak genoemd als belangrijkste reden om een activiteit uit te besteden. Soms is uitbesteden helemaal niet goedkoper (of lijkt dit op het eerste gezicht niet goedkoper). Toch kan het dan alsnog waardevol zijn om het uit te besteden.

Neem je naast kosten bijvoorbeeld ook de potentiële resultaten van het uitbesteden mee? Het feit dat een activiteit vaak beter kan worden uitgevoerd? De rust die een andere afdeling door de uitbesteding krijgt?

Het is slim om een lijst te maken van de directe en indirecte invloed van het uitbesteden van je debiteurenbeheer. Zo krijg je inzicht in de waarde naast kostenbesparing.

Do 3: werk aan procesverbetering

Processen kunnen altijd beter. Hoe vaak laat jij een onafhankelijke partij naar jouw niet-betaalde facuren kijken? Vaak ziet zo'n partij verschillende manieren om processen te verbeteren. Op het gebied van debiteurenbeheer gaat het vaak om leveringen die te laat of niet compleet waren, een chaotisch administratief proces of fouten in facturen. 

Deze informatie kun je gebruiken om processen continu te optimaliseren. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid en bovenal sneller betaalde facturen!

Do 4: zorg voor betere rapportages en meer inzicht

De partij die debiteurenbeheer overneemt moet jou voorzien van rapportages waarover je zelf niet beschikt. Zo krijg je een beter inzicht in je bedrijfsprocessen en meer overzicht in de ontwikkeling van je debiteurenportefeuille. 

Bij uitbesteden van het debiteurenproces is het belangrijk dat je de regie houdt. De partij die het overneemt moet jou online toegang geven. Zo kun je meekijken en goed beoordelen hoe de de partij bij wie je het debiteurenbeheer hebt ondergebracht voor jou presteert.

Do 5: zorg voor heldere afspraken

Wanneer je besluit om uit te besteden dan is het belangrijk om je eisen en wensen helder op tafel te leggen. Zorg ook voor een goed contract- en een transitiedocument en spreek SLA’s en KPI’s af. Dat is een must, want hierin leg je precies vast wie wat wanneer en hoe gaat doen en wat je van elkaar kunt verwachten. Zorg dat je samenwerking leidt tot partnership. Uitbesteden is namelijk geen apart ding maar een gezamenlijke effort.  

Don't 1: debiteurenbeheer ‘er een beetje bij doen’

Debiteurenbeheer is bij veel bedrijven een ondergeschoven kindje. En dat terwijl de post debiteuren één van de belangrijkste balansposities is! Lonen zijn doorgaans een hogere post, maar het debiteurensaldo komt er snel achteraan.

Op de administratieve afdeling wordt het een beetje erbij gedaan. Zo degradeert debiteurenbeheer tot louter een administratief proces. Outbound bellen vindt nagenoeg niet plaats. Zo vervalt een niet-betaalde factuur al snel in een aanmaning en daarna in een incassotraject. Een onwenselijk resultaat en meestal helemaal niet nodig.

Don't 2: een eigen debiteurenafdeling opzetten

Alleen heel grote bedrijven, vaak multinationals, kunnen succesvol een eigen afdeling voor debiteurenbeheer rendabel maken. Vaak kunnen ook zij beter uitbesteden, omdat de beste debiteurenbeheerders werken voor bedrijven die hier volledig op gefocust zijn.

Don't 3: niet nadenken waarom je het uitbesteedt

Uitbesteden werkt niet als je niet vooraf goed in beeld brengt wat de achterliggende gedachten zijn om te gaan uitbesteden. Deze zijn vaak stategisch of tactisch. Soms gaat het puur om het kostenvoordeel.

De meest voorkomende strategische reden is het willen bereiken van groei en daarbij de focus te leggen op de kernactiviteiten. Tactische redenen zijn kwaliteitsverbetering, processen naar een hoger niveau brengen en het vergroten van wendbaarheid, want het is bij uitbesteden mogelijk op te schalen en terug te schalen. Wanneer je de belangrijkste redenen duidelijk maakt, kun je er op gaan sturen. 

Don't 4: de debiteurenpositie niet serieus nemen

Een gebrek aan geld is een veelvoorkomende oorzaak van de teloorgang van ondernemingen. Je kunt een goede strategie, fantastisch product, goede marketpositie en ervaren sales hebben; bij een te grote mismatch tussen de inkomende en uitgaande geldstroom komt de continuïteit van elke onderneming in gevaar. Debiteurenbeheer vraag dus altijd om aandacht. Niet éénmalig, maar structureel.

Don't 5: geen heldere afspraken maken

Succes in uitbesteding is grotendeels afhankelijk van het maken van heldere afspraken. Wanneer escaleert de uitbestedingspartij met een klant? Wanneer gaat hij of zij flink doordrukken? Wat mag hij of zij wel en niet tegen klanten zeggen? Iedereen moet precies weten wat ze moeten doen, wanneer en waarom. Als je geen heldere afspraken maakt doet iedereen maar wat en wordt het uitbestedingstraject een fiasco

Ga jij debiteurenbeheer de aandacht geven die het verdient?

Bekijk hoe Aertery debiteurenbeheer aanpakt

Over de auteur

tjaart burema

Tjaart Burema

Eigenaar van Aertery.

tburema@aertery.com
+31 (0)88 100 1600
+31 (0)6 52 65 78 91

Deel dit artikel!

Laat hier een reactie achter

Reacties

Nog geen reacties.